Leidinggeven in coronatijd

In deze tijd vol uitdagingen wordt er ook op leidinggevenden een extra beroep gedaan. De medewerkers inspireren, motiveren en vooral faciliteren gaat niet vanzelf. Er doen zich steeds onverwachte situaties voor waar een oplossing voor moet worden gevonden. Vaak worden bestaande structuren losgelaten om dit te bereiken. Telefonisch vertellen drie leidinggevenden van Lentis over hun ervaringen.

Door Anne Helmus

Chris Mulder

Teamleider FACT Hoogezand en Veendam

Chris rijdt van ene locatie naar de andere en kan me telefonisch, hands­free te woord staan. ‘Het is een spannende en belastende tijd. Je moet voort­durend schakelen en anticiperen. Je afvragen : Wat kunnen we nog met elkaar. Het is puzzelen, hoe gaan we het aanpakken? Gedurende de eerste Coronagolf keken we er een beetje met een afstand naar. Gedurende de tweede golf kwam het veel dichterbij. Cliënten raakten besmet en ook drie medewerkers. Dat geeft veel reuring. Wat voor conse­quenties heeft het voor de besmette personen en hun thuissituatie? Daar gaat mijn zorg dan ook naar uit. Verder is het niet alleen zorg op maat naar cliënten maar ook naar de medewerkers. Degenen met een kwetsbare gezondheid raad ik bijvoorbeeld aan om vooral thuis te werken. En af en toe op kantoor te komen voor de binding.’

De een voorzichtig en de ander laconiek

‘De passie van medewerkers van FACT-teams is toch om hun cliënten in levende lijve te zien. De aanpak is laagdrempelig en spontaan. Medewerkers moeten nu steeds nadenken bij hun handelen. Bijvoorbeeld, kan ik de cliënt meenemen in mijn auto naar die voor hem/haar belangrijke afspraak? Je hebt ook te maken met de persoonlijkheid van de medewerker. De een is erg voorzichtig en risicomijdend en de ander is wat laconieker en veronacht­zaamt het gevaar. Ik probeer mijn medewerkers daarin wat te coachen.’

Vraag het uw leidinggevende

‘Er komt trouwens veel op de leidinggevende af. Regelmatig kom je de tekst tegen: ’Vraag het uw leiding­gevende.’ Ik ben echt niet alwetend. De kaders zijn me wel duidelijk en ik kan die wel vertalen naar onze situatie. Als je echter alles volgens de letter van de wet moet doen dan kun je bijna niets meer. Dus ik bel laatst naar de GGD met een vraag over hoe ik een bepaalde kwestie aan moest pakken. Ik krijg een, naar mijn idee, vrij jong en onervaren iemand aan de lijn. Die me voorgeschotelde welk protocol ik diende te volgen. Liever had ik gehad dat ie met me meedacht.’ Informele manier je hart luchten

‘Om zorgen en eventuele negatieve gevoelens te uiten probeer ik gedurende de vaste vergaderingen op gezette tijden op informele manier mede­werkers hun hart te laten luchten. Zelf had ik laatst een vervelend akkefietje. Dan loop ik ook bij iemand binnen om even te spuien. Als iets goed gaat zijn we niet zuinig met complimenten naar elkaar. Gisteren zag ik op de groepsapp twee medewerksters volledig ingepakt in isolerende kleding op weg naar een cliënt om zijn depot (injectie) toe te dienen. Dan app ik: ‘Klasse dames, goed gehandeld.’

Hennie Nijboer

Team­coördinator Heymans centrum

Hennie is in samenwerking met de planner druk bezig met de xx roosters, een enorme puzzel omdat er geregeld ziekte en uitval is. Daarom moet er veel geschoven en gebeld worden om de diensten rond te krijgen. Meestal worden de problemen vanuit het eigen team opgelost. Maar soms kun je niet anders dan de oplossing buiten het team te zoeken helemaal als er sprake is van een niet opgevulde vacature. Deze ochtend vielen er bijvoorbeeld twee nachtdiensten uit vanwege Covid verdenking; dat rond te krijgen is een hele toer. Hennie heeft na enig aandringen van mijn kant wel even tijd om een paar vragen te beantwoorden hoe het is om leiding te geven in coronatijd. In een situatie waar thuiswerken of beeldbellen met cliënten niet aan de orde is. Het blijft een zoektocht naar een veilige manier

‘Het grote probleem is om afstand te houden bij mensen met dementie. We zitten voortdurend in een spagaat want contact houden en nabij zijn is belangrijk voor deze doelgroep en het contact in de zorg en begeleiding is voor een groot deel ook fysiek. Deze cliënten laten zich moeilijk instrueren. Als iemand is getest en voorlopig op zijn kamer moet blijven is dat moeilijk door hem of haar te begrijpen en te onthouden. De deur kan niet op slot; Ook het contact met de familie van de cliënt is soms lastig. Men is gewend om even een medewerker aan te spreken om te horen hoe het gaat met hun partner, vader of moeder. Er is lang niet altijd begrip voor het feit dat we afstand moeten houden en dat de familieleden bijvoorbeeld niet in de huiskamer mogen komen (vanwege de risico’s) maar in het appartement van de cliënt dienen te blijven. Het blijft een zoektocht naar een veilige manier van werken. Digitale, alternatieve manieren van overleg werken lang niet altijd. Het is af en toe echt nodig om elkaar in de ogen te kijken. De medewerkers hebben ook hun eigen ‘sores’. Oudere werknemers hebben soms de zorg voor hun zieke partner en de jongere collega’s zitten soms zo maar onverwacht met hun kinderen thuis vanwege uitval school. Het is niet altijd gemakkelijk voor hen om in deze tijd een goede balans te vinden tussen werk en privé.’

Hittina Bootsma

Teamleider van de Basis GGZ, online behandeling en de Aan­meld­service van Lentis

Hittina geeft leiding aan 16 locaties, verspreid over Groningen Friesland en Drenthe.

‘Op de verschillende locaties blijven de medewerkers elkaar zien en ontmoeten ze elkaar zowel via face-to-face contacten als online. Mede­werkers, die vanuit huis werken, onder­steunen we. Thuis­werken is soms niet altijd even gemakkelijk als je bijvoorbeeld steeds de kinderen thuis hebt en als er iemand van de familie ziek is of positief getest. In dat soort situaties hebben we gekeken wat de werkgever kan bijdragen om het een en ander te vergemak­kelijken.’ Veel vragen en onvoorziene situaties ‘We hebben de vaste structuren van overleg en de onderlinge communicatie losgelaten. Veel overleg vond via Teams (online vergaderen) plaats. Het gezamenlijke overleg hebben we geïntensiveerd van een keer in de zes weken naar eens in de vier weken. Omdat er toch veel vragen en onvoor­ziene situaties zijn die om een oplossing vragen. Ook combineerden we face-to-face en online vergaderen. Een aantal medewerkers zijn in de vergaderruimte aanwezig en er zijn collega’s die via het scherm meedoen. Die combinatie kunnen we in de toekomst wel in stand houden. Het scheelt immers een hoop reistijd. De huidige manier van werken doet een groot beroep op digitale vaardigheden. Niet iedereen beschikt daar in voldoende mate over. De mensen die bij ons de online behandelingen mogelijk maken fungeren regelmatig als aanspreekpunt. Dat kan ook via de app.’ Veel zaken gaan ook gewoon door: ‘De jaargesprekken hebben dit jaar allemaal, weliswaar online, plaatsgevonden.’ Groepstherapie ook digitaal ‘Bijzonder om te vermelden dat ook de gespreks- en trainingsgroepen doorgaan. Via Teams krijgen groepsleden door deze manier van werken ook zicht op het interieur, de huisgenoot en de kat van groepsgenoten. Met een beetje vindingrijkheid is het goed te doen en het is fijn dat het door kan gaan. Online behandelen krijgt door deze bijzondere periode sowieso een boost.’